Во время моей работы финансовым директором золотодобывающем холдинге передо мной стояла задача по автоматизации управленческого финансового учета.
Точнее задача стояла изначально в построении системы финансового учета, а уже потом в ее автоматизации.
В прошлых постах я много рассказывал о том, как мы с командой этот учет формировали, сколько сил и нервов было потрачено на то, чтобы собрать кучу хаотичных процессов в единую систему, но мы с задачей справились.
Через несколько месяцев после запуска процесса построения учета, мы смогли, наконец, видеть движение денежных средств, поняли размер собственного оборотного капитала, оценили объем просроченной кредиторки и т.д.
Спустя некоторое время, мы столкнулись с другой проблемой: у нас было такое количество данных и ежедневных операций, что в excel это вести было очень трудоемко и сложно.
Только на разнесение прошедших за прошлый день операций по счетам у специалистов Казначейства и Бухгалтерии уходило 3-4 часа. Производственная и оперативная отчетность за прошедшие сутки тоже собиралась в единый формат в файле excel несколько часов.
В общем, встал вопрос в полноценной автоматизации процесса оперативного учета.
Мы решили не выдумывать велосипед, а использовать уже использующуюся на предприятии систему 1С, в которой велась бухгалтерия, кадровый учет и частично закупки.
Несмотря на то, что холдинг являлся полноценным производством, какой-то умник из прошлого решил когда-то закупить для целей автоматизации систему 1С:Торговля.
Плевались мы, конечно, страшно, поскольку требуемый нам функционал в «Торговле» был реализован очень криво, и нужно было бы (по-хорошему) ставить 1С: Управление Производственным Предприятием, но я был против удорожания и увеличения сроков внедрения, поэтому решили работать с тем, что есть.
Сразу скажу, что автоматизация и практически полный уход от Excel в части ведения текущего учета у нас заняли около 1,5 месяцев.
Когда я собирал коммерческие предложения от разных IT Компаний и прочих консультантов по внедрению и автоматизации учета, все они предлагали срок от 4 месяцев до 1 года.
Я был не готов к такому развитию событий, поэтому попросил моего друга, очень крутого спеца по 1С, который на тот момент работал в Хабаровске в довольно крупной конторе и как раз руководил проектами по автоматизации процессов в 1С, чтобы он помог мне с проектом.
К счастью, он согласился. Неделя ушла у нас на формирование ТЗ, еще неделя на описание всех процессов для внедрения. Около недели потребовалось на разъяснение всех задач привлеченным программистам.
Ну и переносили они процессы около 2,5 недель.
Начали мы проект в конце августа, а в начале октября все платежи уже согласовывались и утверждались в 1С.
Счастью моему не было предела, а многие другие специалисты тем более были в восторге.
Почему мы смогли сделать все так быстро?
Впоследствии, я много анализировал результаты этого проекта и понял несколько основных причин успеха:
- Все процессы мы изначально выстраивали с нуля сами, в Excel.
- Все участники команды несколько месяцев до автоматизации вели весь учет в понятных для них таблицах и форматах.
- Мы работали внутри компании, а не являлись привлеченными консультантами по внедрению и автоматизации, то есть, понимали и хорошо знали все процессы изнутри.
- Мы очень четко и детально описали задачи, шаблоны, процессы в ТЗ, программистам оставалось только доработать систему под нас.
- Мы точно знали, каким должен быть результат, какие отчеты нам потребуются, на основании чего они будут строиться, кто будет вносить данные, кто будет участвовать в процессе и кто будет пользоваться результатами.
- Ну, и, наконец, я сам контролировал и координировал весь процесс как ключевой заказчик проекта.
Все это позволило сделать работу быстро и качественно.
Сейчас я понимаю, что самое важное, что нужно сделать перед любой автоматизацией любого процесса — это выстроить его хотя бы вручную «на коленке», обкатать, понять все узкие места, устранить ошибки и только после этого приступать к автоматизации.
С тех пор я всегда говорю своим клиентам, когда они заводят речь об автоматизации учета, что чтобы автоматизировать какой-то процесс, его нужно детально проработать, понять, как он устроен, очень четко прописать и только потом приступать к автоматизации.
Нельзя автоматизировать то, чего нет :-)