Некоторое время назад я работал в проекте по добыче золота в Магадане.
Это был определенного рода стартап. Компании досталась в собственность лицензия на добычу золота. Компетенций и опыта в этом деле у нее не было.
Изначально меня пригласили как эксперта и разработчика финансовой модели проекта. Нужно было понять, что делать с лицензией, развивать ли месторождение, строить ли фабрику, какого объема?
В общем, концептуальных вопросов было много. После проработки концепции, было принято развивать актив самостоятельно, за счет привлеченных кредитных средств.
Меня пригласили в проект на позицию заместителя директора по развитию. Помимо работы с разного рода проектантами, консультантами и т.д., в мои обязанности входило полное курирование финансов проекта.
Я должен был проработать бюджет проекта на несколько лет вперед, защитить его в Банке, сформировать систему управленческой отчетности и осуществлять оперативное руководство функцией казначейства.
С бюджетами (долгосрочным и годовым) я справился быстро, а вот с планированием платежей я ранее не сталкивался, в общем, пришлось создавать системы с нуля.
Мне нужно было спланировать платежи на месяц вперед. С ходу это сделать не получилось бы, поскольку почти каждую неделю менялись вводные, появлялись новые направления развития, новые консультанты и т.д.
В общем, отсутствие текущей ритмичной деятельности не позволяло формировать план платежей больше, чем на неделю.
Тогда я взял годовой план, разбил его на месяцы, а каждый месяц разбил на недели. Такая декомпозиция позволила мне уже оперировать не бюджетом года с низкой детализацией и вероятностью, а уже довольно точно определять, сколько, когда и кому нужно платить.
Реестр платежей я и привязал к месячным бюджетам, разбитым на неделю.
Получилась очень простая и стройная модель.
Я планировал в конце неделю перечень платежей на следующую, сверялся с месячным лимитом утверждал у Руководителя проекта и направлял на исполнение сотрудникам Казначейства.
Таким образом, всего раз в неделю я тратил меньше часа времени на план платежей, мои сотрудники всегда знали какие платежи и когда проводить, а я понимал, что не превышу бюджет.
Когда возникали внеплановые платежи, требовалось буквально несколько минут на корректировку и утверждение нового плана платежей.
Таким образом, очень легкая и простая система показала свою необычайную эффективность и удобство для пользователей и лиц принимающих решения.
Впоследствии, я стал применять этот подход и в других компаниях малого и среднего размера. Метод продолжает работать практически при любом количестве платежей и размере бюджета. Может только увеличиваться время, которое тратится на планирование и анализ факта, когда платежей в неделю больше 100 штук (по опыту, меньшее количество, почти не увеличивает время на анализ). Но для малого бизнеса довольно редка ситуация, когда количество платежей в неделю столь большое.
Кстати, наш шаблон ДДС включает реестр платежей, который я разработал для себя, а потом множество раз внедрял в других компаниях.
Просто скачайте шаблон и не тратьте время на разработку с нуля собственного плана платежей и ДДС.