Как я уже рассказывал в предыдущих постах, мне посчастливилось поработать финансовым директором в крупном якутском золотодобывающем холдинге.
Когда я пришел туда, единственным финансовым документом там был годовой бюджет на следующий год. Выглядел он в виде распечатанной экселевской таблички на одной странице. Это все, что было внедрено из системы управленческого финансового учета.
Пришлось начинать с самого начала.
Конечно же, первое, что необходимо было сделать — бюджет движения денежных средств. Нужно было понять, как движутся деньги внутри группы. А Группа, на минуточку, состояла более чем из 10 компаний, у каждой компании было открыто по 2-3 расчетных счета.
Пару недель мы только разбирались с тем, что творится с платежами, откуда платят, за кого, почему именно с этого счета и т.д.
Этот хаос прекрасно дополняло то, что платежи на следующий день утверждались на клочке бумажки, на салфетки или просто по телефону.
Вот скажите, сколько в Вашей компании платежей в день проходит? 1? 10? 50?
В пиковые дни, в Группе осуществлялось за 1 день более 300 платежей. Для того, чтобы избежать ошибок, некорректных отправлений и т.д., нужно было построить очень четкую и адекватную систему казначейства (платежное подразделение внутри компании).
Мы начали с того, что сформировали реестр платежей в excel и вносили туда каждый день абсолютно все фактические платежи из всех банковских выписок. Мы собирали статистику, сверяли остатки на счетах с фактическими значениями, выверяли структуру статей, по которым эти платежи потом можно было бы разносить.
За неполный месяц набралось около 1 600 платежей. Средний платеж составлял около 3,5 млн. рублей. Согласитесь, неприятно, когда 3,5 млн. уходят не на тот счет не тому контрагенту. А бывало такое, что бухгалтер по ошибке отправляла десятки миллионов рублей не той компании или не на тот счет.
В общем, собрав статистику, поняв, как организовать весь процесс, я запустил проект по переносу всей платежной системы в 1С.
У меня есть друг в Хабаровске, он невероятно крутой 1Сник. Между прочим, самый высокооплачиваемый специалист на Дальнем Востоке по 1С. Его проекты стоят очень дорого, но делает он их невероятно круто, в срок и без косяков на выходе.
Мне повезло, он согласился участвовать в проекте.
За 1,5 месяца мы полностью перенесли все наши процессы в 1С. В день, когда мы должны были запускаться, я боялся идти на работу. Когда пришел, меня срочно вызвали на совещание. В итоге, я освободился только к обеду. Открыл 1С и обалдел.
Все платежи, запланированные и утвержденные с прошлого дня были отмечены исполненными.
Не было ни одного истеричного звонка из бухгалтерии или от отдела снабжения, которые обычно разрывали мою нервную систему и мои телефоны в день по 20-30 раз. А тут ни одного звонка. Все просто было сделано.
Вот тогда я понял, насколько круто с самого начала выстроить процесс правильно, а потом его автоматизировать.
Я рассказываю Вам эту историю не для того, чтобы похвастаться или выпендриться (мол, вот какой я крутой). Нет!
Моя идея — поделиться с Вами реальным опытом и подходом.
Когда Вы будете внедрять у себя на предприятии систему финансового учета (а Вы ТОЧНО будете, если не сделали или не начали еще этого делать), подойдите к процессу правильно.
Я советую действовать так:
- Определите, что будет являться для Вас системой учета. Какие в ней будут отчеты, кто их будет готовить, как часто, ЗАЧЕМ?
- Разработайте простые и понятные для Вас и для исполнителей шаблоны отчетов.
- Начните заполнять отчеты с первого же дня. Соберите статистику хотя бы за месяц.
- Дополните, обновите, улучшите отчеты.
- Назначьте ответственных, обучите их, утвердите наказания за некорректную, не вовремя и неправильно заполненную информацию.
- Автоматизируйте систему учета.
Вот примерно так я делал. Могу сказать, что этот алгоритм хорошо себя зарекомендовал уже во многих компаниях, где я работал и внедрял систему учета.
Пользуйтесь, я Вам дарю этот проверенный опытом и временем алгоритм.
Кстати, если надумаете внедрять отчетность, начните с ДДС и реестра платежей. Это самые верные и полезные инструменты для Вас.
У нас есть шаблоны этих отчетов. ИМЕННО такими мы пользуемся сами, именно их мы сами разработали и именно их мы внедряем нашим клиентам.
Они родились в том числе и в рамках истории, которую я описал выше.
Скачивайте наш шаблон ДДС и реестра платежей вот по этой ссылке!
Шаблон идеально подходит для малого бизнеса с упрощенной системой налогообложения.