Чтобы понять, как и, самое главное, какие затраты сокращать, Вам нужно иметь фактические данные по ДДС за несколько периодов. Лучше всего, когда это хотя бы 3-4 месяца для несезонной деятельности и 6-9 месяцев для сезонной деятельности.
Но, конечно, если Вы собственник Вашего бизнеса и держите все денежные потоки на кончиках пальцев, Вы уже через 1-2 месяца сможете легко понимать, на что Вы тратите и сколько.
Что же нужно сделать, чтобы выделить ключевые статьи затрат и постараться их сократить?
Сокращать затраты проще всего по простому алгоритму из 4 действий.
Алгоритм очень простой:
1. Нужно вспомнить правило 20/80.
Примерно 20% статей Ваших затрат будет содержать около 80% всех затрат в абсолютном выражении.
Конечно, в Вашем конкретном случае это соотношение может отличаться в большую или меньшую сторону, но, чаще всего, именно две-три ключевые статьи формируют основу бюджета затрат.
В производстве это чаще всего затраты на сырье, материалы, затраты на оплату труда.
В услугах это чаще всего аренда и зарплаты.
В сфере торговли чаще всего ключевыми статьями являются закупка товаров для перепродажи и транспортные расходы.
2. Оцените в динамике изменения по каждой из ключевых статей.
Нужно отследить за несколько периодов (например, 3-4 месяца), как изменяется движение денег по ключевым затратам.
Обратить внимание нужно на 2 ключевые вещи:
- Темпы роста (снижения) затрат по каждой статье по сравнению с предыдущим месяцем.
- Соотношение темпов роста (снижения) поступлений и расходов по ключевым статьям.
Особенно важен второй пункт.
Если Ваши затраты растут быстрее Ваших поступлений – это самый первый сигнал о приближающемся кассовом разрыве и падении прибыли.
Если темпы роста затрат по отношению к предыдущим месяцам увеличиваются более, чем на 5-10%, и выручка не растет, это сигнал о том, что есть риск получения кассового разрыва в ближайшее время.
А если растет и выручка, но Вы не выплачивали себе дивиденды, то, вероятно, Вы увеличиваете свой бизнес.
Пора бы Вам подумать о дивидендах.
3. Определите источники снижения затрат.
Это довольно просто сделать, если Вы выполнили прошлое действие.
Те затраты, которые растут быстрее всех и имеют максимальный удельный вес – то, что Вам нужно.
Посмотрите детально, на что и сколько Вы тратили по каждому платежу и задайтесь вопросом, возможно ли сократить каждый платеж на 5 — 10%.
В 90% случаев это возможно сделать за счет переговоров с поставщиками и подрядчиками.
Не забывайте также и про общехозяйственные затраты. Чаще всего, их доля не превышает 15% в общем объеме затрат.
И вот Вам увлекательная математическая задачка.
Если Ваши обороты, скажем, 50 млн в год, а затраты на 30% меньше оборотов, то есть все затраты около 35 млн, то сокращение общехозяйственных затрат хотя бы на 10% даст экономию по году 525 тыс. руб.
А это неплохая добавка к Вашему личному доходу от бизнеса.
Можно слетать отдохнуть на недельку в хорошем пятизвездочном отеле в любой точке мира!
4. Сокращайте затраты маленькими шагами.
Почти все мои клиенты спрашивают: «Как сократить затраты безболезненно для бизнеса?». Ведь сокращение ключевых затрат может привести к опасным последствиям для бизнеса.
На самом деле, если Вы будете двигаться поэтапно и будете анализировать последствия каждого шага, риск что-то испортить останется минимальным.
В бизнесе вообще сложно что-то испортить, если система уже хоть немного выстроена.
Все, что Вам нужно сделать – это делать все поэтапно и обдуманно.
Сократили один из элементов затрат на 5%, один-два периода понаблюдали – если падения выручки не происходит, переходим к следующей итерации и т.д.
Если у Вас цикл сделки длинный (например, Вы продаете сложное технологическое оборудование или у Вас сложный консалтинг), то период наблюдения после очередной итерации может составлять и несколько месяцев.
Но запомните главное – все эти месяцы Вам нужно продолжать вести управленческий учет.
Тогда Вы полностью исключите все риски принятия неверного решения, поскольку весь Ваш бизнес будет на ладони.
А теперь — вперед к росту чистого дохода за счет моего любимого метода — сокращения ненужных затрат!